L’IA come motore dell’efficienza amministrativa: il percorso della città intercomunale Terre d’Argine

Parte da una notizia di forumpa.it del 23 ottobre 2026: L’IA come motore dell’efficienza amministrativa: il percorso della città intercomunale Terre d’Argine. Cinque enti e mille dipendenti hanno messo l'IA nel PIAO, con obiettivi e indicatori scritti prima di scegliere lo strumento.

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L'Unione delle Terre d'Argine riunisce i Comuni di Campogalliano, Carpi, Novi di Modena e Soliera, oltre all'Unione stessa. Il perimetro conta circa mille dipendenti e circa 900 utenti sui sistemi collaborativi. Nel PIAO 2026 l'ente ha inserito un obiettivo condiviso tra Unione e Comuni: «Intelligenza artificiale: dall'invenzione all'innovazione organizzativa». Il punto di partenza non è la tecnologia. È la constatazione che un modello linguistico di grandi dimensioni (LLM, un sistema capace di generare testo) non migliora da solo un'organizzazione che lavora male.

Da qui deriva la scelta di un approccio «by design» e non «by default»: prima si definiscono gli indicatori, poi si introducono gli strumenti. Gli indicatori citati sono concreti: tempo di lavoro risparmiato, riduzione del volume di email, diminuzione degli allegati, dismissione di software e server superati. Un altro indicatore riguarda la revisione dei processi che consumano molte persone e molte risorse. Sono misure verificabili, non dichiarazioni di principio. Il progetto non chiede di credere all'IA, chiede di dimostrare dove produce un risparmio.

La base tecnica esisteva già: una piattaforma collaborativa in uso da oltre cinque anni, in evoluzione verso Google Workspace Enterprise Plus. La migrazione sposta il lavoro dal file isolato alla condivisione su Drive. Affianca chat e videoconferenze alla posta elettronica e integra un assistente generativo negli applicativi quotidiani. In parallelo l'ente dichiara una linea di condotta attenta al lock-in (il vincolo che lega un'organizzazione a un fornitore). Parla di portabilità dei dati, interoperabilità, standard aperti e riuso dei componenti dove possibile. È la parte meno raccontata e più importante, perché decide se tra tre anni i dati si potranno spostare.

Il rischio principale di questi progetti si chiama Shadow AI: l'uso non autorizzato e opaco di strumenti di intelligenza artificiale, fuori dalla governance dell'ente. Per evitarlo, la formazione non è un corso facoltativo. È un piano esteso a tutti i dipendenti, con un nucleo di 40 facilitatori scelti dai dirigenti. I facilitatori seguono laboratori pratici, imparano a trasformare un'esigenza di ufficio in un agente su misura e poi accompagnano i colleghi. La selezione parte da chi mostra attitudine e capacità di supportare gli altri.

La governance passa anche dalla dirigenza. Il percorso con Lepida Scpa e il suo direttore generale Francesco Frieri ha messo al centro la responsabilità cognitiva. L'IA può prendere in carico le attività strutturate e ripetitive, il cosiddetto tasking, cioè i compiti definiti e ripetibili. Alla persona restano l'interpretazione dei casi complessi, il giudizio e la relazione con cittadini e imprese. È un modo per dire che la macchina non firma e non decide: propone e cita le fonti; il funzionario risponde del risultato.

Dai laboratori sono nati agenti concreti. Uno assiste tecnici e imprese su SUAP, SUE, Sismica e PUG. Interroga regolamenti e modulistica validata, prepara elenchi di controllo, segnala documenti mancanti e richiama le disposizioni applicabili. Un altro lavora su fragilità e soccorso georeferenziato. Incrocia i sistemi informativi geografici con i dati civici per individuare le persone vulnerabili e proporre percorsi accessibili in caso di alluvione o blackout. In entrambi i casi la risposta cita le fonti e la valutazione resta al funzionario. Il percorso prosegue in rete con IFEL-ANCI e altri Comuni capoluogo.

Cosa significa per PA e imprese

• Prima il processo, poi il modello: un agente che risponde su un regolamento richiede che il regolamento sia aggiornato, leggibile e in un formato elaborabile. Per un Comune di 15-50mila abitanti il primo passo non è la licenza. Conta scegliere due procedure e misurare il tempo che consumano oggi. Se manca la misura di partenza, il risparmio non si può dimostrare e il progetto perde forza in bilancio.
• La formazione è parte dell'infrastruttura: senza accompagnamento, gli strumenti vengono usati in modo disordinato o abbandonati. I 40 facilitatori non sono un dettaglio organizzativo: sono il presidio che tiene insieme uffici, dirigenti e fornitore. Per un ente piccolo la versione sostenibile è nominare due o tre referenti interni, con tempo protetto e una rete di colleghi di altri Comuni.
• L'agente propone, il funzionario decide: la responsabilità amministrativa non si delega a un modello. Serve una regola scritta su come si cita la fonte e si corregge un errore. Va anche detto come conservare la traccia di ciò che l'agente ha suggerito. Vale per il SUAP come per i servizi sociali, dove l'errore su una persona fragile ha un costo immediato.

3 azioni concrete

1. Scegli due procedure ad alto volume, per esempio una pratica SUAP e una richiesta di contributo, e misura il tempo attuale di istruttoria. Senza numeri di partenza non esiste prova del miglioramento.
2. Individua due o tre facilitatori interni, dai tempo protetto e definisci le fonti validate per ogni procedura. Scrivi in una pagina chi aggiorna i documenti e chi controlla le risposte dell'assistente.
3. Prenota un incontro di assessment con Heartwood Labs per verificare la qualità delle basi documentali e il perimetro del primo agente. È il passo utile prima di aprire una gara o firmare un contratto.

Fonte primaria: forumpa.it. Approfondimento a cura di Heartwood Labs.